• Einfach zu nutzende digitale Dienste für schnellere Bearbeitung

Antrags-Sprint

Formulare sind das Herzstück vieler Verwaltungsprozesse – von der Beantragung von Dienstleistungen bis zum Bescheid. 
Antragsdokumente müssen eine Vielzahl von Fällen abbilden und die Komplexität steigt von Jahr zu Jahr. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, halten sich Mitarbeiter:innen in der Verwaltung eng an Fachjargon. Das stellt Bürger:innen von große Herausforderungen. Bei aller Mühe ist die Fehleranfälligkeit hoch. Unvollständige Unterlagen und Rückfragen sorgen für Mehraufwand und verlängern die Bearbeitungsdauer, noch verstärkt durch den Fachkräftemangel. Kein Wunder, wenn sowohl Antragstellende als auch Verwaltungsmitarbeitende frustriert sind.

Komplexe Formulare führen zu Frust – auf beiden Seiten

Herausforderungen der Verwaltung in Antragsprozessen
Herausforderungen der Bürgerinnen und Bürger in Antragsprozessen

Um diese Herausforderungen zu adressieren, bieten wir einen Antrags-Sprint an. Innerhalb kürzester Zeit überarbeiten wir Anträge so, dass sie klar und verständlich sind. Wir nutzen Gestaltungsspielräume und legen besonderen Wert auf einfache Sprache, um: 

  • Missverständnisse zu vermeiden und die Datenqualität zu verbessern.
  • Zeit- und Kostenaufwand zu reduzieren,
    indem weniger Unterstützung und Nachbearbeitung erforderlich sind.
  • Kundenzufriedenheit und Vertrauen in die Verwaltung zu stärken.

Legen Sie mit dem Antrags-Sprint den Grundstein für die im OZG 2.0 geforderte Ende-zu-Ende Digitalisierung mit einem zuvor optimierten Prozess. Und vereinfachen Sie schon heute die Antragsbearbeitung und die Kommunikation mit Ihren Bürgern erheblich.

 

der Bürger:innen benötigen Unterstützung beim Ausfüllen von Formularen
0 %
der eingereichten Formulare sind fehlerhaft und müssen nachbearbeitet werden
0 %
verlängert die Nachbearbeitung fehlerhafter Formulare die Bearbeitungszeit
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Interessiert?

Kontaktieren Sie uns, um Ihre Fragen und Ihr Anliegen zu besprechen. 

Oder buchen Sie gleich einen für Sie passenden Termin online per Videokonferenz Zoom. Das Kennenlernen ist für Sie natürlich kostenfrei.

Katrin Voges

Wie unsere Begleitung konkret abläuft

Vorbereitung

In einem gemeinsamen Auftakt besprechen wir Rahmenbedingungen, mögliche Termine, sinnvolle Teilnehmer:innen und die interne Kommunikation dazu.

Überarbeitung

Nach einem Input zu verständlichen Formularen identifizieren die Teilnehmer:innen begleitet von zwei Expert:innen Schwachstellen und erarbeiten eine neue Version des Antrags.

Feedback

Die neue Version testen wir mit potenziellen Vertreter:innen der Zielgruppe. Auf Basis ihres Feedbacks verbessern wir den Antrags-Prozess noch einen Schritt weiter.

Implementierung

Am Ende übergeben wir die finale Rohversion des neuen Schriftstücks. Wir beraten zur Integration in Prozesse und Fachprogramme und zur Messbarkeit der Nutzung.

Das Sprint-Team sollte das notwendige Fachwissen vereinen, um das Formular rechtssicher und verständlich zu überarbeiten.

Wir unterstützen Sie dabei, Optimierungen innerhalb bestehender technischer Systeme umzusetzen, können zur Auswahl eines neuen Systems beraten und bei Bedarf unterstützen, Anforderungen für notwendige Anpassungen klar und verständlich an Ihre IT-Dienstleister zu formulieren.

Als Partner von Intrexx unterstützen wir Sie bei der Einführung einer Plattform-Lösung oder der individuellen Konfiguration zusätzlicher Apps als Low-Code Lösung für Ihr Intranet oder Bürgerportal. Durch die Anbindung verschiedener Fachverfahren konsolidieren Sie Insellösungen und vermeiden Medienbrüche. So schaffen wir Synergien zwischen Ihren Bestandssystemen – für eine ressourcensparende Ende-zu-Ende-Digitalisierung.

Weitere Beiträge zu Prozessoptimierung

Mit wem wir bereits Verwaltungsprozesse optimiert haben

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    Katrin Voges<br />(geb. Mathis)
    Katrin Voges
    (geb. Mathis)
    MBA in Service Innovation & Design

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